bjpunt.nl

— over bedrijfsjournalistiek —

Jammer, de holadijee-stemming is terug

Een goed evenement is een ontwapeningsslag, zegt Nicoline van Straten (LiveHouse). Het helpt  deelnemers om de waan van de dag te vergeten en ruimte te maken voor andere zaken. Meer dan twintig jaar organiseert ze events voor bedrijven en overheidsinstellingen. Welke punten van aandacht heeft ze voor communicatieprofessionals?

Evenementen bieden veel kansen, maar er is ook een afbreukrisico. Waar gaat het mis?

‘Een bijeenkomst is een middel waarnaar soms snel wordt gegrepen, zonder dat wordt nagedacht hoe het een succes kan worden. Komt er een vraag om een bijeenkomst, dan heb je als communicatieprofessionals al gauw de neiging om direct in de organiseermodus te gaan. Hollen voordat je bewust even stil staat bij de inhoud, de doelen die je wil bereiken, de vorm die daarbij past. Het is de grootste valkuil. Zet samen met je interne opdrachtgevers een stap terug en vraag je af: waarom dit event op dit moment?
Krijg de doelstellingen helder: wil je bijvoorbeeld draagvlak creëren voor een verandering, begrip kweken, een belangrijke boodschap delen, elkaar anders leren kennen, zaken doen? Doe deze analyse zo fijnmazig mogelijk en altijd met je interne opdrachtgevers. Koppel deze doelstellingen daarna op de beoogde doelgroepen. Wat beweegt ze, hoe kun je ze raken? Stilstaan bij doelstellingen en doelgroep is bijna belangrijker dan de invulling, het is letterlijk en figuurlijk het hart van de eventorganisatie. Bij LiveHouse ontwikkelden we een methode die helpt bij het stapsgewijs uitwerken van een plan met alle betrokkenen.’

Je bent een voorstander van co-creatie, waarom?

‘Ik werk het liefst met de mensen in de organisatie zelf. En dan niet alleen de leiding, maar zo veel mogelijk belanghebbenden. Zij zorgen voor draagvlak voor je aanpak. Met elkaar maken we een plan. Soms is ambassadeurschap een goede vorm, dan wordt een aantal medewerkers aanspreekpunt in de organisatie. Het voordeel is dat je dan ook kan zorgen voor een goede opmaat en afronding van je event. Ik merk dat de betrokkenheid groeit als opdrachtgevers zich verantwoordelijk voelen voor een event, het is meer van de organisatie zelf.’

Wat zijn volgens jou onmisbare eigenschappen van een live communicatiemanager?

‘Als je goed kunt observeren is dat goud waard. Wat is er rondom het onderwerp van het event aan de hand? Ik noem dat het herkennen van de onder- en de bovenstroom. De bovenstroom is de buitenkant, de directe aanleiding, de feiten, de voors en tegens. De onderstroom is  alles wat er gedacht wordt over het onderwerp, maar in de organisatie wordt verzwegen of bedekt. Deze onderstroom benoemen en ‘m de ruimte bieden, is een voorwaarde om een onderwerp goed neer te zetten. En om mensen te raken.
Verder moet je het fijn vinden om het mensen naar de zin te maken. Aanvoelen wat op welk moment nodig is. Een eigenschap die je moeilijk kunt aanleren. Een derde belangrijke vaardigheid is het zorgen voor commitment met belangrijke personen rondom het event. En verder is evenementen organiseren een vak, een specialisme, net zoals video’s of magazines maken. Je moet dus stevig in je schoenen staan. Dat is de directe aanleiding voor het opstellen van de 4-daagse leergang Persoonlijke leiderschap die we samen met Jane Coerts organiseren.’

Hoe ben je zelf bij evenementen terecht gekomen?

‘Na het gymnasium had ik het liefst een studie communicatiewetenschap gedaan, maar die was er indertijd nog niet. Ik ging naar de Hotelschool en kwam terecht bij de Jaarbeurs. Daar maakte ik kennis met de meest uiteenlopende doelgroepen en werd gefascineerd door wat je met mensen kunt doen. Wat me opviel bij die bijeenkomsten was dat deelnemers soms nauwelijks gegrepen werden door het programma. Gapen, op het horloge kijken, weglopen na de koffiepauze – dat kon beter dacht ik. Zo bekwaamde ik me meer en meer in het goed inhoudelijk organiseren, iets dat nu tot een volwaardig specialisme is uitgegroeid.’

De jaren van crisis zijn voorbij. Merk je dat ook in de evenementenbranche?

‘Ja, dat merken we zeker. Veel mag en kan weer. Maar om eerlijk te zijn was ik soms stiekem wel blij met de crisis. Het dwong organisaties om beter na te denken hoe ze een evenement inzetten. Nu steekt de holadijee-stemming weer vaker de kop op. De focus op inhoud dreigt te verdwijnen. Dat kunnen we voorkomen door weldoordacht en invoelend een programma te ontwerpen. Een evenement is echt een ontwapeningsslag, je pelt alle oordelen en preoccupaties af zodat deelnemers er echt even kunnen zijn.’

Nicoline van Straten geeft op donderdag 5 oktober een workshop bij Logeion Doelgericht ontwerpen van bijeenkomsten

 

 

 

Reageer

Your email address will not be published.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Vul je e-mail in en blijf op de hoogte.