Zin en onzin van Europese aanbestedingen bedrijfsmedia

Europese aanbestedingen en bedrijfsjournalistiek zijn zo onderhand een vast koppel. Maar wat is nu eigenlijk de winst van deze kostbare en tijdrovende trajecten? Opdrachtgevers- en nemers zijn verdeeld. ‘Bij gebrek aan beter moeten we het er maar mee doen.’

‘Rompslomp’, ‘papierwinkel’, bureaucratisch gedoe’. Laat het woord ‘Europese aanbesteding’ vallen in een gezelschap van bedrijfsbladenmakers en je tekent moeiteloos een hele reeks van dergelijke kwalificaties op. Die weinig enthousiaste reacties hebben vooral betrekking op de enorme hoeveelheid tijd en moeite die in zo’n aanbesteding gaat zitten. Per bureau is al snel een handvol mensen meer dan honderd uur met zo’n klus in de weer. Vermenigvuldig dat met vijf, voor alle partijen die aan tafel zitten, tel er vervolgens de talloze uren bij op die de opdrachtgever aan de beoordeling kwijt is en je ziet hele werkweken in rook opgaan. Althans, dat zo lijkt het. Want wat levert het nu eigenlijk op?

Eerst nog maar even de regels op een rijtje. Want laten we vooral niet vergeten dat een Europese aanbesteding geen vrijwillige exercitie is. De Rijksoverheid is hiertoe verplicht zodra een dienst of product – over een periode van 48 maanden – meer dan 154.014 euro kost; voor andere overheden ligt de grens iets hoger, namelijk bij 236.945 euro. In zo’n geval krijgen ook partijen buiten Nederland een kans om mee te dingen. ‘Overigens is het een misvatting dat daar het voorvoegsel “Europese” op slaat’, zegt Marcel Vos, die als communicatieadviseur van de Rijksvoorlichtingsdienst regelmatig andere ministeries begeleidt bij aanbestedingsprocedures. ‘In principe mogen zelfs bureaus uit Japan, de Verenigde Staten of Brazilië meedoen. “Europees” betekent alleen maar dat de regelgeving uit Brussel komt.’

Toegegeven, de buitenlandse deelname aan zo’n aanbesteding mag dan tamelijk hypothetisch zijn, het doel van de regelgeving blijft overeind, zegt Vos. Namelijk: concurrentie bevorderen. ‘Ook als alleen Nederlandse bureaus zich inschrijven, is dat nog steeds het geval.’ De achterliggende gedachte is dat meer concurrentie tot scherpere prijzen leidt. ‘Bovendien krijgen op deze manier alle bureaus een eerlijke kans om naar een opdracht mee te dingen’, zegt Vos. ‘Dus in principe trekken beide partijen voordeel uit zo’n aanbestedingsprocedure.’

Vooringenomenheid

Is dat zo? Komen de beloofde zegeningen van de Europese aanbesteding – lagere prijzen en eerlijke kansen – ook daadwerkelijk uit? Om met dat laatste te beginnen: heeft iedere intekenaar ook écht dezelfde kansen? In de praktijk lijken opdrachten namelijk veelal te worden gewonnen door het bureau dat de opdracht al uitvoerde. Het verbaast Flip Verbruggen, als medewerker van het Nederlands Inkoop Centrum (NIC) gespecialiseerd in aanbestedingen van media- en drukwerk, niets. ‘Het bureau dat al met de opdrachtgever werkt, heeft toch een kennisvoorsprong’, zegt hij. ‘Je weet hoe de organisatie in elkaar zit, je weet wat ze graag willen horen. Dat kan zeker in je voordeel werken.’ Ook Job Leene, directeur van Leene.txt, vermoedt wel enig profijt: ‘Je weet bijvoorbeeld waar de prioriteiten liggen en welke tarieven men gewend is.’

Onlangs won Leene.txt de aanbesteding voor de redactie van RVD Publiek en Communicatie, een opdrachtgever waarvoor dit bureau al werkzaam was. Toch had Leene geenszins het gevoel dat het een ‘gelopen race’ was. Dat is in zijn ogen ook vrijwel onmogelijk door het formele systeem van zo’n aanbesteding. ‘De procedures zitten zo in elkaar dat de opdrachtgever er met vooringenomenheid niet komt. Ook die moet z’n beslissing kunnen baseren op het puntensysteem.’ En met zo’n puntensysteem beoordeel je alleen maar objectief meetbare criteria, benadrukt Vos. ‘Juist om die reden kan de zittende partij niet blind vertrouwen op zijn goede relatie met de opdrachtgever. Dat heb ik namelijk ook wel eens zien gebeuren, dat zo’n bureau gemakzuchtig werd. Zo van: we hebben die opdracht al binnen. Vervolgens scoorde het slecht en liep het de klus alsnog mis.’

Zo beschouwd kan vertrouwdheid met de opdrachtgever ook nadelig werken, vindt Fred Hermsen, directeur van Maters & Hermsen Journalistiek. ‘Het is dan moeilijker om met een frisse, onbevangen blik naar een organisatie te kijken. Je kent de mogelijkheden en je kent de beperkingen. Een radicaal nieuw voorstel is niet logisch. Dan zegt zo’n opdrachtgever ook: “Waarom hebben jullie dat niet eerder gedaan dan?”’ Toch heeft ook Hermsen het idee dat de voordelen van bekendheid met de opdrachtgever opwegen tegen de nadelen. ‘Hoe objectief opdrachtgevers het ook proberen aan te pakken – en ik ben ervan overtuigd dat ze dat doen –, een kennisvoorsprong kun je gewoon niet uitvlakken.’

Puntensysteem

Dat streven naar objectiviteit heeft ook nadelen, vindt Evita Westfa, eindredacteur van BinnenbeRijk, een vakblad voor human resources management binnen het Rijk. Voor het maken van een goed, creatief blad is een ‘klik’ heel belangrijk, benadrukt zij. ‘En juist dat aspect is niet of nauwelijks meetbaar. Zo kan het gebeuren dat het puntensysteem een “winnaar” aanwijst, terwijl je liever met een andere partij in zee was gegaan.’ Bovendien voelt niet iedereen zich even prettig bij alle formaliteiten die een aanbestedingsprocedure met zich meebrengen. René Ravestein, directeur van tekstbureau Ravestein & Zwart, spreekt van een ‘onprettige manier van zaken doen’. ‘Aan de basis van een goed blad staat in mijn ogen het gevoel dat je iets aan elkaar hebt. Dat je het leuk vindt om met elkaar te werken. Als dat het geval is, kom je meestal ook wel uit de financiële kant van de zaak. Daar heb je niet per se een aanbesteding voor nodig.’

Want uiteindelijk gaat het uiteraard om de centen. Het idee achter een Europese aanbesteding is dat de overheid zijn diensten en producten zo goedkoop mogelijk inkoopt. Een aanbestedingsprocedure leidt in zijn algemeenheid tot een kostenbesparing van tien procent, volgens Vos. Maar geldt dat ook voor aanbestedingen van bedrijfsbladen? Volgens Ravestein zal een aanbesteding zeker enig effect hebben op de prijzen. ‘Als je een opdracht graag wilt hebben, denk je uiteindelijk toch: laat ik nog maar iets lager gaan zitten met mijn prijzen.’ Maar toch is ook daar uiteindelijk een ondergrens. ‘Er komt een moment dat het niet goedkoper kan als je nog kwaliteit wilt leveren.’

En dan is het uiteraard ook nog de vraag of alle kosten die bureaus en opdrachtgevers maken uiteindelijk opwegen tegen het behaalde prijsvoordeel. Westfa waagt het te betwijfelen wat betreft de aanbesteding van het drukwerk en de vormgeving van BinnenbeRijk. ‘Uiteindelijk heeft die hele aanbesteding ons zo vreselijk veel tijd gekost dat we het volgens mij niet hebben terugverdiend.’ Toch gaat het niet alleen maar om geld, voegt Vos eraan toe. ‘Zo’n aanbesteding houdt je ook scherp. Dat geldt zowel voor de opdrachtgever als -nemer. Je wordt toch gedwongen het product weer een onder de loep te nemen. Onderschat niet de kwaliteitsverbetering die het tot gevolg kan hebben.’

Expertise

Daar valt vervolgens wel weer op af te dingen dat het aantal inschrijvers voor een klus door een aanbesteding ook kleiner kan worden. Immers, vooral grote partijen die de capaciteit en expertise hebben om eraan mee te doen, melden zich nog. ‘Maar het ik had toch graag de mogelijkheid gehad om ook bij een kleintje aan te kloppen’, zegt Westfa. ‘Misschien zit daar juist wel de creativiteit. Zo bezien wordt de keus alleen maar kleiner. Ik vergelijk het een beetje met de gezellige buurtwinkel die wordt verdreven door de supermarkt.’ Vos beaamt dat kleine bureaus wel eens uitgesloten worden bij een aanbesteding. ‘Maar daar heeft een opdrachtgever dan ook een goede reden voor. Je wilt bijvoorbeeld niet dat de continuïteit van een klus in het geding komt wanneer één persoon ziek wordt.’

Al deze mitsen en maren ten spijt zijn Europese aanbestedingen een feit waar zowel overheid als tekstbureaus niet onderuit kunnen. ‘Bij gebrek aan beter moeten we het er maar mee doen’, zegt Leene. Dat neemt niet weg dat beide partijen hun best moeten doen om elkanders leven zo aangenaam mogelijk te maken, vindt Vos. ‘Wij nemen altijd uitgebreid de tijd om een aanbesteding te evalueren. Ook met de verliezende partijen. Als we constateren dat het beter kan, gaan we zeker serieus op zoek naar een goede oplossing.’ Ruimte voor verbetering is er volgens Hermsen nog zeker. Bijvoorbeeld: tekstbureaus nog maar één keer per jaar vragen naar alle administratieve rompslomp, zoals bankgaranties en Kamer van Koophandel-gegevens. ‘Zodoende kun je je in de aanbesteding op de kern richten: namelijk de inhoud van je voorstel.’