‘Tabaksblat vraagt om interactie’

TPG grijpt de code Tabaksblat aan om zich te profileren als een transparante en verantwoorde onderneming. Wat zijn de consequenties voor de communicatie? ‘Interactie levert transparantie en betrokkenheid op’, meent Peter van Minderhout, directeur communicatie TPG.

‘Tabaksblat’ valt te lezen als een pleidooi voor open en verantwoordelijk ondernemingsbestuur. Transparantie kan alleen gerealiseerd worden door communicatie. Wat heeft de communicatieafdeling van TPG op dit vlak gedaan?
‘TPG ziet in de code een mogelijkheid om zich tegenover de consument als een betrouwbare partner te profileren. Elke dag vertrouwen burgers en bedrijven ons miljoenen poststukken, brieven en pakjes toe. Dat doen ze omdat ze weten dat die bij ons in goede handen zijn. We willen de code daarom niet alleen volgen, maar ook verder gaan waar dat mogelijk is. Natuurlijk speelt het ook een rol dat Morris (Tabaksblat, red.) voorzitter is van onze raad van commissarissen. Maar ook zonder zijn aanwezigheid hadden we de gedragslijnen uit de code ingevoerd; we geloven erin. Voor de communicatie betekent dit dat we verbindingen willen leggen van het allerhoogste management naar alle geledingen van het bedrijf. Tot aan de werkvloer dus. Dit geeft het management niet alleen de mogelijkheid om visie en strategie aan alle medewerkers uit te leggen, ook kunnen medewerkers eventuele misstanden openbaar maken en hun informatiebehoefte voor het voetlicht brengen.’

Dat klinkt allemaal erg mooi. Maar heb je daar niet geheel nieuwe communicatiemiddelen voor nodig?
‘Dat kan. Ook kan je bestaande technologieën beter benutten. Daarom hebben we naast de door de code voorgeschreven verplichtingen - denk aan aandacht op de website voor de gedragscode en klokkenluiderregeling - gezocht naar geheel nieuwe, interactieve communicatietoepassingen. Zo houdt ceo Peter Bakker maandelijks chatsessies waar alle medewerkers aan deel kunnen nemen. De laatste sessie ging over de reorganisatie van de logistieke organisatie. Bakker geeft op alle vragen die leven een eerlijk antwoord. Dat doet hij ook tijdens de zogenaamde shoot-to-killsessies met managers. Zij moeten dan proberen vragen te stellen die hem in verlegenheid brengen. Dat is de enige manier om zeker te weten dat er geen zaken onbesproken blijven.’

En wat betekent de nieuwe communicatiestrategie voor de traditionele communicatiemiddelen als de bladen?
‘Dat we niet alleen successen melden, maar ook de zaken die fout gaan bespreken. Zo hebben we in een van onze managementbladen - gericht op de top3000 van het bedrijf - een externe consultant kritisch naar onze strategie voor Express - één van onze postproducten - laten kijken.’

Wat was het gevolg?
‘De strategie was opeens onderwerp van discussie bij het koffiezetapparaat. Uit een onderzoek naar de strategic allignment van onze managers, bleek dat na verschijning van dit artikel veel meer medewerkers zich bewust waren van de strategie dan daarvoor. Een beter bewijs dat open communicatie werkt, kan ik niet geven.’

Maar je hebt het nu over de top3000. Ik dacht dat TPG open communicatie wilde tot in alle geledingen van het bedrijf?
‘Dat klopt. Ik heb ook niet gezegd dat we er al zijn. Maar als je de cultuur van een organisatie wilt veranderen, moet je bij het management beginnen. Zij drukken de grootste stempel op de organisatie. We hopen dat door dit goede voorbeeld de andere lagen van de organisatie volgen.’

Moet je niet concrete maatregelen nemen om dat te bewerkstelligen?
‘Dat doen we ook. Corporate Governance willen we begrijpelijker maken, meer toegankelijk. Tot nu toe waren het vooral juristen die over bedrijfsaangelegenheden schreven. Zij maken droge teksten die niemand leest. Een journalistieke aanpak garandeert dat de tekst voor iedereen aantrekkelijk en toegankelijk is. Die aanpak pakken we steeds vaker toe. Bovendien voorkom je zo dat informatie alleen zendergericht is. Wij willen dat alle lagen van het bedrijf hun zegje kunnen doen.’

Open communicatie is een doel dat TPG binnen afzienbare tijd
gaat bereiken?
‘Daar ben ik heilig van overtuigd; uit al het onderzoek dat we doen blijkt dat we heel goed op weg zijn. Confront each other with the brutal facts and be confident that you can overcome them is – naar bedrijfsgoeroe Jim Collins – ons leidende motto.’