Microsoft stimuleert gebruik sociale media met games

Interne communicatie wordt nóg belangrijker door Het Nieuwe Werken, zegt manager interne- en arbeidsmarktcommunicatie Janneke Patje van Microsoft Nederland. Social media, intranet en het personeelsblad zijn er meer dan ooit op gericht om medewerkers met elkaar te verbinden.

“Wie op maandagochtend bij Microsoft in de lift stapt, hoeft collega’s niet te vragen hoe het weekend was. Dat wéét je al van Facebook, Twitter en andere sociale netwerken waarop medewerkers elkaar volgen.” Microsoft moedigt de uitwisseling van informele informatie tussen medewerkers aan en wil daar zo min mogelijk in sturen, zegt Patje. “Social networks zijn een extern medium. We laten het gebruik zoveel mogelijk vrij – we vertrouwen onze medewerkers.”

Sociale code

Of er richtlijnen voor sociale media moeten komen, vroeg de Nederlandse directie vorig jaar aan corporate communicatie. Patje: “Iedereen kent de missie en waarden van dit bedrijf. Dat is mensen en bedrijven overal ter wereld in staat stellen om hun volledige potentieel te realiseren door technologie voor zich te laten werken. Daar heeft iedereen zich aan gecommitteerd. Wat vertrouwelijk is, deel je niet met buitenstaanders. Bijsturen is nauwelijks nodig. Een tweet over iets wat nog niet naar buiten mag, wordt door collega’s direct gecorrigeerd. Face to face vinden we dat lastig, maar in het virtuele contact is de sociale code veel directer.”

Game met Facebook en LinkedIn

Om medewerkers te leren wat wel en niet werkt bij sociale media, ontwikkelde Microsoft Nederland een alternate reality game. Acht weken lang voerden medewerkers opdrachten uit die alleen konden slagen als je gebruik maakte van Facebook en LinkedIn. “Omgaan met social media kan je niet mondeling overbrengen, je moet het ervaren.” Microsoft gaat in de toekomst vaker games gebruiken om nieuw gedrag bij medewerkers te prikkelen en internaliseren. “Bijvoorbeeld om nieuwe producten te introduceren bij medewerkers. De meerwaarde is dat je kunt ervaren hoe technologie en de sociale dynamiek daaromheen werkt.”

Gesprekspodia creëren

De computersoftwareproducent heeft geboft, vindt de manager interne communicatie. “Wij zijn al in 2005 begonnen met een omslag naar Het Nieuwe Werken. Uitgangspunt was daarbij dat Microsoft een cultuur wil van dialoog.” Dat geeft interne communicatie een andere rol. “Niet controleren of regisseren – mijn team en ik creëren podia waarop medewerkers in gesprek kunnen komen.”

Medewerkers vullen intranet

Een van die podia is NL Web, het intranet van Microsoft Nederland. Op de landingspagina nieuws van de afdelingen, medewerkers leveren de berichten zelf aan. “Wij bepalen de content niet, dat doen medewerkers zelf. Wij leveren alleen de infrastructuur.” Een voorbeeld daarvan is Office Talk, een variant op Twitter die Microsoft in de toekomst mogelijk op de markt zal brengen. “Deze technologie is bedoeld voor het delen van alledaagse zaken op het werk, zoals een nieuw project of een oproep.” Een wekelijkse e-nieuwsbrief wijst medewerkers op nieuwe content op intranet.

Direct contact

Door het nieuwe werken neemt de behoefte aan direct contact toe, merkt Patje. “Medewerkers willen onderlinge verbinding, elkaar op gevoelsniveau vinden. Daar proberen we aan tegemoet te komen tijdens de kwartaalbijeenkomsten. Deze worden steeds meer een sociaal gebeuren en geven niet meer alleen business updates. We nodigen een sociobioloog uit, nemen samen een lipdub (playbackfilmpje) op of presenteren thuisgeknutselde toepassingen van Microsoft collega’s.”

Microsoft Magazine

Ook een papieren magazine ondersteunt de filosofie van Microsoft. Medewerkers krijgen het blad vier keer per jaar thuisgestuurd. “We zijn een jong bedrijf, met relatief veel mensen met een startend gezin. We willen bewust ook aan het thuisfront laten zien waar we mee bezig zijn.” In elk magazine staat een collega centraal, altijd een ‘Microsoftie 2.0’. “In het blad – de titel is altijd de voornaam van de collega – neemt een collega ons mee door zijn of haar hoofd en hart. Wat vindt hij belangrijk, hoe zit hij als mens in zijn werk. Met handgeschreven opmerkingen in de kantlijn onderstrepen we dit.”