Het Nieuwe Intranet verdient geld voor de baas

Goede intranetsites worden niet bezocht, maar gebruikt. Vier dingen die bedrijfsjournalisten kunnen leren van de koplopers op intranetgebied: Albert Heijn, NS, IBM en Océ. Plus een link naar meer informatie.

Geef toe, intranet is nog lang niet wat tien jaar geleden beloofd werd. De meeste bedrijven komen niet verder dan een startpagina met nieuws, een polletje en een enorme berg achterhaalde P&O-informatie erachter. Doordat de gebruiker zelf op het idee moet komen om zo’n site te bezoeken en niemand er veel belang bij heeft om de kennis up-to-date te houden, leiden zulke sites een kwakkelend bestaan.

Maar het kán anders. Goed, technisch is het nog steeds een forse klus om het voor elkaar te krijgen, maar het Nieuwe Intranet biedt alle applicaties die collega’s nodig hebben op één plek en helpt zo baas én medewerker meetbaar vooruit. En de bedrijfsjournalist, want op een intranet dat niet bezocht, maar gebruikt wordt, staan jouw mooie artikelen ook in het middelpunt van de aandacht.

1. Effe checken wie er zaterdag werkt op Albert Heijn Plaza
De medewerkers van Albert Heijn maken graag gebruik van internet: AH Plaza. In hun vrije tijd! Da’s niet zo heel ongeloofwaardig als het klinkt. Je vindt er de nieuwe prijzen en acties op en de laatste logistieke stand van zaken, belangrijk natuurlijk voor de afdelingschefs, maar je kunt er ook je rooster inzien. Dat scheelt een telefoontje met een chagrijnige planner. En je kunt meteen even kijken met wie je moet ruilen om met dat leuke meisje van de groenteafdeling samen te kunnen werken.

2. Het beste internationale team samenstellen op IBM Blue Pages
Wie bezorgd is dat het nieuwe intranet alleen maar over dat verdoemde twitter en andere social media gaat, kan gerust ademhalen: dat is niet zo. Maar als je medewerkers toch al gebruik maken van die dingen, waarom jij dan niet? IBM heeft 10.000 medewerkers op Facebook en 100.000 op LinkedIn en besloot met de laatste website samen te gaan werken.

Op de Blue Pages is een efficiënt, internationaal werkend team van consultants met precies de juiste kennis en vaardigheden met een paar muisklikken geregeld. Aangezien het om mensen gaat die op basis van hun CV’s de leukste klussen proberen binnen te halen, wordt de informatie vrijwillig up-to-date gehouden. Dat het op een netwerkpagina is die ze privé ook gebruiken, zorgt er helemaal voor dat het niet als werk voelt. Iedereen spint er garen bij.

3. Zelf je bezoek aanmelden en een vergaderkamer regelen op iNSite van NS
Medewerkers die in hun vrije tijd reizen boeken en bankieren op internet en zonder tussenkomst van mensen geld uit de muur trekken, vinden het gek dat intern eenvoudige zaken voor elkaar krijgen zo’n gedoe is. Een goede intranetpagina maakt zulke dingen makkelijker. iNSite, het intranet van NS heeft uiteraard een reisplanner. Maar ook een goede personenzoeker, je mailprogramma en agenda zijn erin verwerkt en je kunt als je op kantoor werkt bezoek aanmelden en een vergaderkamer regelen zonder dat je met de receptie hoeft te bellen. Aangezien veel personeel van de NS níet op kantoor zit, is het intranet mobiel benaderbaar.

4. Gratis ideeën verzamelen bij Dell IdeaStorm of Océ MoneyMaker
Wordt het op intranet té gezellig met Messenger, Yammer en fora? Bedenk dat medewerkers tóch wel met elkaar praten. Maar bij de koffieautomaat ben je er niet bij als er een briljant idee wordt bedacht. Dell heeft een website die IdeaStorm heet, waar klanten ideeën kunnen posten waar Dell wat aan heeft. Andere klanten kunnen zo’n idee punten geven en zo komt als vanzelf het beste idee boven drijven.

Kopieermachinemaker Océ doet hetzelfde intern met ideeën van hun technische medewerkers. Je kunt veel geld uitgeven aan onderzoek en ontwikkeling, maar meestal weten je eigen professionals het het best. Het programma van Océ heet niet voor niets MoneyMaker. Het bedrijf profiteert, de medewerker of klant die het bedacht, schittert. En ineens is het wél leuk om wat je weet met anderen te delen.

5. Theo Hylkema en Hans Postma van Entopic
De voorbeelden zijn ontleend aan een lezing van Theo Hylkema en Hans Postma van Entopic, die op 20 april een lezing hielden over Intranet 2010 bij Customer Media Council.