‘Een blad maakt collega’s tot familie’

Succesvolle bedrijven vergoten, gebruiken en delen kennis, de cruciale vierde productiefactor. Hoe kan het bedrijfsblad hierop inspelen? ‘Het blad kan hoogstens bijdragen aan een cultuur waarin kennisdeling mogelijk is’, meent Prof. Dr. Ir. Mathieu Weggeman.

Missie, visie, strategie en doelen van het bedrijf doorgeven aan alle medewerkers binnen de organisatie, zodat het bedrijf goed functioneert. Dat is het uiteindelijke doel van kennismanagement en kennisdeling. Een praktische invulling geven aan dat streven is echter een probleem, stelt professor Mathieu Weggeman, hoogleraar Organisatiekunde aan de TU Eindhoven en auteur van twee boeken over kennismanagement. Met zijn eerste boek over kennismanagement stuurde hij een vragenformulier mee. Meer dan 450 bedrijven stuurden de enquête terug. Weggeman: ‘Als je kennismanagement in Nederland een cijfer moet geven, zou ik zeggen: een zes en een half.’

Productiefactor

In zijn boek toont Weggeman aan dat kennismanagement niet alleen een wezenlijk onderdeel is van een goede bedrijfsvoering, maar dat het werken er ook leuker door wordt. Nederland bestaat voor meer dan de helft uit kennisintensieve organisaties (KIO’s), oftewel bedrijven waar professionals kennis delen, integreren, toepassen en evalueren. Voorbeelden zijn IT-organisaties en dienstverlenende instellingen als de gemeente. Hier is kennis een cruciale productiefactor, stelt Weggeman. ‘Kennis is het vermogen dat iemand in staat stelt om een bepaalde taak uit te oefenen, of je nu zelf die taak hebt gesteld, of dat het is opgedragen.’

T-profiel

Weggeman vervolgt: ‘Kennis moet je zien als een product van de informatie, ervaring, vaardigheid en attitude waarover iemand beschikt. En ook al heeft iemand voor een bepaalde taak specifieke kennis nodig, toch is het belangrijk om die eigen kennis met anderen te delen. Dat komt omdat je je op een bepaald terrein steeds meer moet specialiseren. Je hebt een dagtaak aan het bijhouden van de razendsnelle, wereldwijde veranderingen in het vak. Toch blijkt dat je in de praktijk ook iets moet weten over andere taken, zodat het bedrijf goed kan functioneren.’ Dat lijkt een contradictio in terminis: informatie verzamelen over ‘andere’ vakgebieden werkt toch alleen maar belemmerend als je ontwikkelingen binnen je eigen specialisme moet bijhouden? ‘Klopt, maar er bestaat een middenweg. Ik refereer aan het door oud-minister Weijers voorgestelde T-profiel. Dit model stelt voor dat een professional zich zo goed mogelijk verdiept in het eigen vakgebied (voorgesteld door de lange poot van de ‘T’) terwijl hij over twee aanverwante vakgebieden een gemiddelde kennis bezit (de twee uiteinden van de ‘T’) zodat hij genoeg raakvlakken heeft om met anderen te kunnen communiceren.’ Dus: een tekstschrijver weet alles over schrijven, stijlfiguren, spelling enzovoort terwijl hij een gemiddelde kennis heeft over werkzaamheden van fotograaf en vormgever. Zodat ze gedrieën een goed product kunnen afleveren.

‘Geen informatie is óók informatie’

Kan een bedrijfsblad bijdragen aan kennisverzameling en -deling? In beperkte mate, vindt Weggeman. ‘Berichten over nieuwe klanten en producten zijn volgens mij alleen interessant voor degenen die daar voor het uitvoeren van hun taak een direct belang bij hebben. Voor de rest werkt die kennis, zoals we net hebben vastgesteld, belemmerend. Denk maar aan een ziekenhuis, vol met gespecialiseerde doktoren. De oogarts is voor zijn functioneren binnen de organisatie niet gebaat bij informatie over een nieuw instrument voor de chiropractor. Pas als het berichten over salarisverhogingen betreft, hebben alle artsen iets aan het lezen van een blad.’
Maar: als je toch over specifieke klanten of producten bericht, moet je het ook goed doen. ‘De manager die halve waarheden vertelt of dingen bewust verzwijgt, omdat hij het naadje van de kous niet weet, is een druiloor. Voor kenniswerkers is ook het halve verhaal waardevol. Ze kunnen met suggesties komen. Geen informatie is ook informatie.’

Onbenulligheden

Weggeman ziet bedrijfsbladen niet primair als deler van vakkennis, maar als een cultuurdrager van een organisatie. ‘In elke organisatie zou een attitude moeten ontstaan dat het bedrijf één is, dat de medewerkers samen één doel proberen te verwezenlijken. Lezen over mensen is leuk. Op die manier wordt de collega een beetje familie, ook al schrijf je over onbenulligheden als iemands hobby, huwelijk en dergelijke.’ Ook een strategieverandering kan goed door een blad worden overgebracht, vindt hij. ‘Kijk maar naar de welwillendheid binnen een bedrijf om kennis met elkaar te delen. Een bedrijfsblad is een uitstekend middel om de houding ‘kennis is macht en dat houd ik voor mezelf’ te doorbreken.’

Ook al houdt hij zich tijdens dagelijkse werkzaamheden niet bezig met bedrijfsbladen als kennisdrager, hij leest ze wel. ‘Ik vind het leuk om over mensen te lezen, over wie mijn collega’s of vakgenoten eigenlijk zijn. En natuurlijk om te weten hoe ze over bepaalde dingen denken. Het is dan ook bijna onvoorstelbaar dat sommige mensen binnen een bedrijf hun eigen tijdschrift niet lezen. Uiterst merkwaardig.’