Denken over intranettrends

Tijdens de workshop Intranet van de Customer Media Council begin februari toetste intranetspecialist en directeur van Sabel Boudewijn Bugter bij zijn publiek een aantal trends. Is het tijd om de rol van intranet te herdefiniëren?

De techniek maakt steeds meer mogelijk, maar wat willen de medewerkers? Waken voor technische snufjes waar niemand op zit te wachten, lijkt het devies tijdens de afsluitende borrel. “Op intranet kan van alles dat heel leuk is. Maar het gaat erom of de gebruiker erop zit te wachten”, zegt Anke van Wingerden van Zelv. “Veel bedrijven willen dat hun medewerkers kennis delen. Maar ik heb gemerkt dat veel mensen hun kennis liever voor zichzelf houden.”

Snufjes
Eerder die middag geeft Boudewijn Bugter een samenvatting van relevante trends: intranet wordt steeds meer dé ingang naar alle content, tools en applicaties die mensen nodig hebben voor hun werk, het draait steeds meer om teamvorming en werkelijke interactie, het versnelt de samenwerking en wordt steeds vaker toegankelijk vanaf andere locaties dan de werkplek.
Volgens Bugter laten de tien beste intranetten van 2010 zien wat wij binnenkort maken. De intranetten kijken snufjes af van internetsites, ze hebben vaak al mobiele versies en werken bijvoorbeeld met power in numbers: zoveel mensen lazen dit, ze lazen ook...
Bugters toehoorders sommen vervolgens de stand van de huidige intranetten op: groot, log, slechts een klein deel wordt gebruikt (volgens de statistieken) en de inhoud is vaak zendergericht. Sociale media worden schoorvoetend opgenomen – met enige angst voor wildgroei en controleverlies.

Taakgericht graag
“Ik zou ons intranet graag gebruiken om onze procedures te beheren”, vertelt Nanco Oudejans van SNP Natuurreizen. “Als iemand daar iets aan verbetert, moeten anderen dat kunnen zien. Bij ons werken zo’n zeventig mensen. Voor leuke nieuwtjes hebben wij de koffieautomaat; het intranet zouden we juist voor taakinformatie moeten gebruiken.”
Taakgerichte informatie hoort op intranet, daar lijken Bugter en zijn publiek het over eens. Dat is immers informatie waar zeker behoefte aan is, en waar medewerkers zelf naar op zoek gaan. En intranet, toch (nog) vooral een haalmedium, heeft dat soort trekkers nodig. De discussie hinkt wel een beetje op twee gedachten. Want is die digitale taakinformatie een doel op zich (zoals Nanco wenst) of een middel om je doelgroep over de intranetdrempel te trekken?

Het rooster van de vakkenvuller
Het werkrooster van een vakkenvuller komt ter sprake. Zou dat online meerwaarde hebben? Maar wat als dat rooster ook op het prikbord hangt? Daar weghalen? En zo de vakkenvuller verleiden naar intranet te gaan, alwaar hij ook een bericht over de nieuwste producten kan lezen? Suzanne de Bakker van de Customer Media Council ziet er niks in.“Ik ben zelf vakkenvuller geweest, en die productinformatie heb je niet nodig. En voor dat rooster ga je niet naar intranet.”
De Bakker wijst erop dat veel mensen voor hun werk niet online zijn. Voor de gemiddelde basisschoolleraar, verpleger of productiemedewerker is een intranet niet het meest logische communicatiemiddel. “Bovendien hebben veel mensen de informatie op intranet niet nodig voor hun werk. Zoveel mogelijk mensen op intranet willen hebben, is onzinnig.”

Activeren versus accepteren
Er zijn dus mensen die kunnen werken zonder informatie. Dit ‘accepteren’ staat lijnrecht tegenover het ‘activeren’ van medewerkers om mee te doen op intranet. Boudewijn Bugter laat een filmpje zien van en over het intranet van Rijkswaterstaat. De strekking van de animatie: dit is Frank, hij wil op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen, op intranet deelt hij kennis en ervaring met collega’s, dit is een nieuwe manier van samenwerken en zo kan ook jij je werk beter doen.
“Betuttelend”, vindt zelfstandig adviseur Carola Kesteloo. “Organisaties die hun medewerkers proberen te activeren met als motto ‘u wilt toch ook kennis delen?’, daar geloof ik niet in.”

Aanbieden en dan bijsturen
“Het verrast me dat communicatiemedewerkers denken dat ze hun doelgroep kunnen zeggen wat ze moeten gebruiken”, zegt Rick Fens van Commond. “Ik denk dat je een mix moet aanbieden, dan moet kijken wat er gebruikt wordt, en dan moet bijsturen.” De rol van de communicatiemedewerker komt die middag ook ter tafel. Zijn wij nog wel hoofdredacteur, verzorgen wij alleen de technische voorwaarden of doen we zelfs dat niet meer?
Bugter wijst erop dat communicatiemedewerkers in dit nieuwe mediatijdperk formele en informele communicatie moeten verbinden. Met ‘informele communicatie’ doelt hij op sociale media. In de zaal wordt geknikt, maar ook gerelativeerd. Dat was toch altijd al de rol: de verbinding leggen tussen de praatjes bij de koffieautomaat en de informatie van de directie.
De middelen veranderen. Maar met nieuwe middelen krijg je geen nieuwe communicatie.

Hoe verder?
Aan het eind van de bijeenkomst is er geen tijd meer om in te gaan op de praktische consequenties van alle overdenkingen. Wie vult het intranet bijvoorbeeld, en hoe zorg je dat dat het echt gebeurt? “Bij ons zijn werkgroepen verantwoordelijk voor het vullen van het intranet. Dat gaat redelijk goed. Maar als er nieuws is, gaat het toch nog vaak via mail”, vertelt Evelyn Berling van Unirobe Meeùs Groep. Beginnen bij de medewerkers, blijft rondzoemen. Maar hoe precies? Een goed onderwerp voor een vervolgsessie.

Meer over dit onderwerp lezen? Columnist Stan van Herpen schrijft ook over de (toekomst van) intranet.