Bladenmaker in het gareel

Externe bladenmakers, een apart volkje. Vinden sommige opdrachtgevers. Want ze weten het altijd beter, ze willen altijd kritische artikelen, veel te dure foto’s, of ze halen de deadline weer niet. Hoe houd je als opdrachtgever de bladenmaker een beetje in het gareel? Vijf tips vanuit het hol van de leeuw.

Laat u niet afschepen met een junior!

Frustrerend. De directie van een bedrijfsjournalistiek bureau haalt u met veel aplomb als klant binnen…om vervolgens nooit meer van zich te laten horen. U wordt ‘afgescheept’ met de jongste bediende. Dit beeld is een beetje gechargeerd, maar het komt voor.
Blijf in dat geval zakelijk denken: waar het vooral om gaat is of het bureau zijn afspraken nakomt en of de kwaliteit van het geleverde werk voldoet. Zo ja, maakt het dan nog uit of Pietje of Marietje u bedient? Wees tegelijkertijd echter ook assertief en laat bijvoorbeeld merken dat u prijs stelt op een (half-)jaarlijks overleg met de directie. Gewoon om bij te praten, te evalueren of de koers bij te stellen. U mag van uw bureau verwachten dat het daar tijd voor maakt.

Krop ergernissen over overschreden deadlines niet op

Tandenknarsend zit u achter uw pc. Waar blijven die teksten? Uw bureau is alweer twee dagen te laat met aanleveren. Dat is al de vijfde keer in een half jaar.
Structurele overschrijding van de deadline? Daar moet over gepraat worden! Gooi de kaarten op tafel. Waar ligt het aan? Is de planning wel realistisch? Is er gebrek aan discipline? Achterhaal de oorzaken en maak nieuwe afspraken. Wees ook bereid de hand in eigen boezem te steken. Uitgebreide correctierondes vertragen het proces enorm. Is het echt nodig dat iedereen van hoog tot laag zich een oordeel aanmeet over de tekst? Misschien is het handig om kortere, efficiëntere correctierondes in te voeren.
Is er laksheid in het spel, speel het dan hard. Spreek uw eisen uit en laat weten wat de consequenties zijn als het bureau de afspraken niet nakomt. Overigens: een goed bureau kaart het deadlineprobleem zelf bij u aan.

Stel zo nodig offertes bij

U ontvangt een factuur bij de post. Wat is dit? Dát bedrag had u niet afgesproken.
Oorzaken voor een te hoge factuur kunnen velerlei zijn. Artikelen die op het laatste moment zijn afgeschoten, ingewikkelde, stroperige correctierondes, trage schrijvers, interviewkandidaten die niet kwamen opdagen, te dure fotografen of vormgevers, te strakke offertes. In het laatste geval: ga bij uzelf na of u tevreden bent over de samenwerking en het product. Zo ja, maak een afspraak om in alle redelijkheid om de tafel te gaan zitten en bekijk gezamenlijk waar bezuinigd kan worden en waar beslist niet. Maak vervolgens nieuwe afspraken over de factuur en zet de succesvolle samenwerking voort.
Is de factuur te hoog en bent u niet tevreden over de kwaliteit van het werk? Stel uzelf dan de vraag: wil ik wel door met dit bureau?
Tip: Maak in de offertefase afspraken over de eerste facturen. Ervaring leert dat die altijd hoger uitvallen, omdat beide partijen elkaar nog moeten leren kennen. Meestal corrigeert zich dat na een aantal nummers vanzelf.
U mag van uw bureau verwachten dat ze u tijdig waarschuwen wanneer de factuur te hoog dreigt te worden. Zodat u nog kunt ingrijpen. Maar wees ook redelijk. De oorzaak van een kostenstijging kan ook aan uw kant liggen. Dan is het zaak het proces binnenshuis aan te passen of de hogere kosten voor lief te nemen.

Zorg voor een duidelijke werkverdeling

U belt met uw bureau. Hadden zij al afspraken gemaakt met de drukker? Verwarring alom, als de redactie antwoordt dat u dat toch zou regelen?
Strakke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, voorkomen verwarring. Maak daarom aan het begin van de samenwerking een planning en een overzicht van taken en verantwoordelijkheden; het nakomen daarvan is dan verder een invuloefening. Gebeurt dit niet, worden bij het maken van het eerste nummer de hiaten op pijnlijk wijze duidelijk. Want dan is ineens niet duidelijk wie de fotograaf brieft of wie de vormgever aanstuurt. Het gevolg: onnodige vertraging en hogere kosten. Bent u te laat om dit advies ter harte te nemen? Evalueer dan met het bureau het eerstvolgende nummer en maak alsnog goede afspraken.

Laat uw gezag gelden

De valkuil van menig professional: verblind door eigen deskundigheid is hij doof voor uw verhaal. Fout! Uw ideeën zouden als vertrekpunt moeten gelden.
Mocht uw bureau dat in zijn bevlogenheid even vergeten, herinner het daar even fijntjes aan. Maar sta ook open voor goede suggesties, want tenslotte huurt u het bureau daar voor in. Niet om slaafs uit te voeren.